Memikat Klien Luar Negeri via Email

Hubungan dagang multinasional acapkali memerlukan arus komunikasi yang cepat dan intens antara pihak eksportir dan importir. Oleh karena itu, tidaklah mungkin kedua belah pihak mengandalkan pos surat sebagai sarana komunikasi jarak jauh. 

E-mail atau electronic mail menjadi pilihan utama untuk menghapus batasan ruang dan waktu dalam kebutuhan komunikasi lintas negara. Bahasa yang dipergunakan dalam e-mail bisa lebih fleksibel daripada bahasa korespondensi surat resmi, apalagi para korespondennya sudah sering melakukan interaksi dari waktu ke waktu.

Maka, dalam posting kali ini kami mencoba menampilkan contoh e-mail bisnis terkait masalah ekspor impor antara pihak eksportir dan importir.

Contoh e-mail bisnis dari pihak importir:

Hallo Angela!

I want to know when our order no. 07/SGS/2012 is ready to ship. Pls make sure we have received all items by  July 6, 2013 because we want to sell the products on summer holiday.

Please reply asap. 

B'Regards,

Rania

E-mail balasan dari pihak eksportir:

Hi Rania,

Just receive your email. Our internet connection is in trouble lately. Don't worry, the cargo is ready on May 11 ex-fty. We have contacted the forwarder and the schedule for sea shipment is as follows:

ETD SUB: May 14 ETA SIN: May 21

ETD SIN: May 30 ETD SOU: July 2

Pls kindly have the attach'd PL and check if there is any mistake by return email.

Wish all the items will be sold out in a week!

Sincerely,

Angela

Terjemahan:

Surat dari pihak importir:

Halo Angela!

Aku ingin tahu kapan pesanan kami no. 07/SGS/2012 siap untuk dikapalkan. Tolong pastikan kami sudah menerima semua komoditas sebelum 16 Juli 2013 karena kami ingin menjual produk tersebut pada saat liburan musim panas.

Tolong balas secepat mungkin.

Salam,

Rania

Jawaban dari pihak eksportir:

Hai Rania,

Baru saja menerima emailmu. Koneksi internet kami mengalami gangguan akhir-akhir ini. Jangan khawatir, kargo siap pada tanggal Mei 11 ex-fty. Kita telah menghubungi pihak forwarder dan jadwal pengiriman lewat laut adalah sbb:

ETD SUB: May 14 ETA SIN: May 21

ETD SIN: May 30 ETD SOU: July 2

PL bisa dilihat di file terlampir dan tolong dikoreksi bila ada kesalahan dengan mengirimkan email balasan.

Berharap semua produk akan terjual dalam waktu satu minggu!

Salam,

Angela

*) Penjelasan beberapa singkatan ekspor-import dalam bacaan:

1. Ex-fty: singkatan dari ex factory, untuk menjelasakan kargo keluar dari pabrik.

2. ETD: Estimation date of Departure, menjelaskan waktu perkiraan kapal berangkat.

3. ETA: Estimation date of Arrival, menjelaskan waktu perkiraan kapal tiba.